Nettoyer et actualiser sa base de données clients

Gérez mieux votre base clients et prospects dans votre CRM pour optimiser vos actions commerciales.

Toutes vos actions de développement commercial sont basées sur la lecture et l’interprétation de vos données clients et prospects : si votre fichier n’est pas à jour, incomplet, ou erroné, alors imaginez les conséquences potentielles sur vos échanges avec vos cibles commerciales !

Vous devez d’abord faire un « grand ménage » dans votre fichier commercial, puis le structurer pour gagner en lisibilité, et surtout continuer de le mettre à jour quotidiennement.

1.

Faites le tri dans vos données clients et prospects pour prendre de meilleures décisions

Une base de données clients et prospects bien construite est une des clés du développement commercial des PME, c’est pourquoi les outils de CRM (Customer Relationship Management) sont si utiles à vos équipes commerciales et marketing.

Pouvez-vous seulement imaginer prendre vos décisions stratégiques sur la base de données erronées ? Non… Et c’est pourtant ce que vous faîtes certainement. En effet, de très nombreuses décisions dépendent de votre base de données : vos vendeurs s’appuient dessus au quotidien, et vous analysez leurs performances et in fine celles de votre entreprise à partir de ce référentiel.

Votre base de données n’est pas une collection de pièces rares, alors inutile d’accumuler et d’entasser des données qui ne sont plus utiles.

N’essayez pas d’être exhaustifs, et concentrez-vous sur des données vraiment utiles, pertinentes et surtout actionnables par vos équipes commerciales.

En réduisant le poids de votre fichier clients, vous pourrez faire ressortir des indicateurs clés de performances (KPI) beaucoup plus précis pour guider vos choix stratégiques, et les arbitrages quotidiens de vos commerciaux.

Et surtout faîtes un grand ménage pour trouver les données erronées et les doublons qui polluent votre fichier et qui risquent d’induire en erreur vos équipes. Par exemple en cas d de nouveaux noms de domaine et structures d’adresse email, de changements d’interlocuteurs au sein de l’entreprise cible, ou d’une même entreprise enregistrée plusieurs fois sous plusieurs noms par maladresse !

N’oubliez pas que depuis l’entrée en vigueur du RGPD, vous devez avoir l’autorisation explicite de vos clients pour conserver leurs données. Si vous ne l’avez pas obtenue, ce sont autant de lignes qui doivent sortir de votre fichier-clients, à moins de vite faire passer un formulaire aux concernés…

Ce travail de mise à jour peut être très chronophage mais il est plus que nécessaire de le faire sans tarder. Un fichier commercial à jour est toujours synonyme d’opportunités commerciales : il suffit de bien traiter les données existantes pour en tirer profit.

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2.

Mettez de l’ordre dans votre
base de données pour mieux les traiter.

Faire le tri ne suffit pas, vous devez surtout vous offrir une meilleure lisibilité de votre fichier clients : l’objectif est de pouvoir fonder vos décisions sur un tableau de bord pertinent !

Revoyez la structure de vos données en fonction des critères qui orienteront vos décisions et vos actions commerciales ou marketing. Concrètement, comment échangez-vous avec les filiales d’un même groupe ? Est-ce que vous envoyez la même information à chacune, ou est-ce qu’il y a un critère qui permet de les distinguer radicalement et de personnaliser les échanges commerciaux ?

L’enjeu est de taille, car vous ne pouvez pas multiplier les structurations : une même « macrostructure » doit pouvoir être appliquée à tous vos clients.

Choisissez une structure adaptée à votre entreprise et vos pratiques commerciales :

• Si votre entreprise a plusieurs lignes de produit, alors indiquez pour chaque client ou prospect les produits ou offres susceptibles de les intéresser. Ainsi, vous pourrez adresser des newsletter ciblées sur ces produits, pour attiser leur curiosité sans risquer de perdre l’intérêt de vos autres clients et prospects.

• Attribuez des « étiquettes » (labels ou tags) à vos contacts de type « prospects » : si vous réalisez qu’ils n’ont jamais été convertis en client et qu’aucun échange n’a eu lieu depuis plus de six mois, alors c’est l’occasion de créer un scénario de relance commerciale pour leur proposer une offre spécifique. C’est ce que l’équipe intento> a réalisé pour EMCI : découvrez notre client

Structurer ses données efficacement, c’est faire ressortir les informations clés qui guideront les actions de communication avec vos clients et prospects.

Pour une meilleure vision analytique, traitez votre fichier avec des requêtes, filtres et fonctions complexes : vous devez appuyer toutes vos actions commerciales sur des statistiques fiables, donc vous devez trouver un moyen simple de produire ces statistiques !

Pour une meilleure vision analytique, traitez votre fichier avec des requêtes, filtres et fonctions complexes : vous devez appuyer toutes vos actions commerciales sur des statistiques fiables, donc vous devez trouver un moyen simple de produire ces statistiques !

Certaines actions de traitement de votre base de données sont assez facilement paramétrables, selon l’outil que vous utilisez, et elles permettent surtout d’automatiser une partie de vos actions et d’asseoir vos décisions sur des chiffres fiables ! Cela ne vous exempte pas d’efforts quotidiens pour actualiser et traiter « à la main » les données les plus stratégiques pour votre développement commercial…

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3.

Continuez l’effort d’actualisation
de vos données au quotidien

L’erreur est humaine… Et pourtant, il est hors de question de confier entièrement le traitement de vos données clients à une « machine », aussi intelligente soit-elle !

En couplant les efforts des équipes marketing et la connaissance du terrain de vos vendeurs, vous pouvez effectuer une veille très efficace sur vos clients les plus importants. Choisissez-en cinq, dix, ou trente : ces lignes-là doivent être traitées avec le plus grand soin, à la main, et de manière quasi hebdomadaire !

Dernier conseil d’expert : programmez des sauvegardes automatiques sur votre outil de gestion des données, et faites réaliser par vos équipes une sauvegarde manuelle quotidienne dans un espace déconnecté, à l’abris des virus informatiques.

Vos commerciaux sont encore les mieux placés pour mettre à jour les données des comptes clients les plus stratégiques pour votre entreprise.

Avoir un fichier clients clair, lisible et facilement actionnable est particulièrement important pour bien gérer vos actions de relances commerciales. Les équipes intento> peuvent vous accompagner pour déterminer le bon moment et le bon message de relance, pour optimiser vos chances de conclure un contrat ou d’approfondir la relation commerciale avec vos clients fidèles.

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Rémi Caland

Rémi Caland

Business Developer

J'aide les PME B2B à exploiter au maximum les interactions sur leur site et autres supports web, pour générer de nouvelles opportunités commerciales.

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