Chef d’entreprise : Comment mieux gérer son temps ?
On dit souvent que « Le temps, c’est de l’argent »… En réalité, le temps est bien plus précieux que l’argent. Gaspillez-votre temps, et vous n’avez aucun moyen de le retrouver ou d’en acheter davantage. En tant que chef d’entreprise, le temps est votre ressource la plus importante. En effet, sans temps, comment vous poser les bonnes questions, et poser les fondations de votre croissance de demain ?
Concentrez-vous sur l’essentiel : mieux gérer son temps,
c’est mieux gérer ses priorités
1.
Le temps de la préparation est un passage primordial pour optimiser votre gestion du temps et la réussite de vos projets.
D’abord, faîtes un point sur vos pratiques actuelles. Surveillez-vous, et collectez à l’écrit les informations suivantes :
- Quelles actions avez-vous mené au cours de cette dernière semaine ?
- Lesquelles vous semblent, avec du recul, dérisoires ?
- Sur quels projets avez-vous passé le plus de temps ?
- Ces projets sont-ils les plus importants pour votre entreprise ?
Ensuite, analysez ! Vivre dans l’urgence est contre-productif à long-terme. Pour reprendre le contrôle sur votre planning, vous devez faire le tri parmi vos actions, et oser conclure que certaines sont annexes.
Pour mieux gérer votre temps, concentrez-vous sur les actions qui servent votre objectif. Si vous ne l’avez pas encore fait, fixez-vous à l’écrit une liste d’objectifs à court, moyen et long-terme. Cela vous donnera un cap à tenir !
Par exemple, un objectif efficace à moyen-terme est : signer, dans le trimestre, ce prospect que vous travaillez depuis plusieurs mois déjà !
2.
Priorisez vos actions par ordre d’importance et d’urgence.
En tant que dirigeant, vous n’avez pas une fiche de mission précise et une liste de tâches qui vous sont assignées. Vous avez le contrôle sur votre planning, et vous devez impérativement arrêter le subir. Vous ne voulez plus être débordé ? Alors, arrêtez d’en faire autant !
Vous devez vous attacher à faire les bonnes choses, celles qui contribuent à la réalisation de vos objectifs écrits, et qui ne dépendent que de vous.
Lorsque vous décidez d’accorder votre temps à une tâche, vous renoncez à une ou plusieurs autres. C’est normal ! Mais attention : vous devez être certains de choisir la bonne tâche.
Débordé, vous aurez tendance à croire que tout est prioritaire et que vous êtes en retard sur tout.
C’est faux ! Prenez le temps de hiérarchiser vos priorités.
Pour fixer vos actions prioritaires, triez les tâches comme suit :
Les tâches importantes et urgentes que vous ne pouvez pas déléguer
En effet, vous devez les effectuer en priorité et vous-mêmes, alors prenez la journée pour ces actions !
Les tâches importantes mais non urgentes
Répartissez-les dans votre emploi du temps sur la semaine, tout en vous laissant des moments libres pour souffler, pouvoir gérer des urgences, et surtout mettre en place les actions long-terme qui feront le succès de votre entreprise, comme le développement de votre réseau !
Les tâches urgentes mais peu importantes
Ces actions ne peuvent pas attendre, mais elles ne sont pas essentielles au développement de votre entreprise, alors confiez-les à d’autres membres de votre équipe. Déléguez !
Les tâches ni importantes ni urgentes
Vous pouvez les déléguer, ou même les supprimer de votre to-do-list. Pourquoi vous encombrer, ou alourdir l’emploi du temps de vos employés alors que ces actions n’apporteront que peu de valeur à votre entreprise ?
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Répartissez les actions : dans le temps, et au sein de votre équipe
1.
Diriger, c’est prévoir : ne subissez plus votre quotidien.
Désormais, vous avez fait le tri et priorisé les actions à réaliser. La prochaine étape est de les planifier.
En tant que dirigeant, il est essentiel que vous ayez une vue d’ensemble sur les actions que vous réalisez, vous et votre équipe. Le mieux est alors de créer un planning assez précis, où vous pourrez répartir vos propres tâches mais aussi celles de vos employés (réunis par groupes de travail si cela est pertinent).
Vous devez anticiper, avoir une vision long-terme et identifier – dès aujourd’hui – les actions qui produiront de la valeur demain.
Pour diriger efficacement votre entreprise, ayez une longueur d’avance, et initiez les actions qui feront le succès de votre entreprise dans six mois, un an, ou cinq ans ! D’où l’intérêt de vous laisser du temps, et de ne pas seulement éteindre des incendies.
En effet, si vous restez coincés dans l’immédiateté de l’urgence, vous ne pourrez plus consacrer du temps à ce qui permettra à votre entreprise de perdurer et de se développer.
Voici trois exemples d’actions à caser dans votre emploi du temps hebdomadaire,
pour miser sur le long-terme :
Développer votre réseau
En approfondissant vos relations actuelles, ou en en initiant de nouvelles en participant à des rencontres de professionnels.
Rester en veille technologique
Afin de vous maintenir à la pointe des innovations et tendances de votre industrie.
Repenser votre stratégie pour gagner en efficacité
vous pouvez restructurer votre service commercial, lancer de nouvelles offres, interroger vos clients pour comprendre leurs motivations et leurs nouvelles ambitions…
2.
Diriger c’est aussi déléguer !
N’hésitez pas à déléguer ! Rien n’est plus inutile que de faire efficacement ce qu’il ne faudrait pas faire du tout.
Si vous avez souvent l’impression, en fin de journée, d’avoir travaillé sans relâche sans avoir accompli grand-chose en réalité… C’est alors que vous avez mal occupé votre temps ! Plusieurs tâches que vous avez réalisées auraient sans doute pu être déléguées.
Vous doutez peut-être des compétences de votre équipe, et pensez être le mieux armé pour réaliser ces tâches qui vous semblent urgentes. Toutefois, n’oubliez pas que vous avez choisi vos collaborateurs ! La réussite, dans le monde professionnel, repose sur la confiance en son équipe de travail.
Bien sûr, pour vous rassurer et pour garantir un résultat à la hauteur de vos exigences, vous pouvez déléguer tout en restant proche de votre personnel, pour le guider.
Externalisez ce qui ne relève pas de votre spécialité
Troisième et dernier conseil pour mieux gérer votre temps : ne perdez pas d’énergie à faire ce qu’un tiers ferait mieux et plus rapidement.
En effet, certaines tâches doivent disparaître de votre to-do-list parce qu’elles ne vous incombent pas. Vous ne pouvez pas tout faire, ni être bon dans tous les domaines. Et c’est bien naturel. Alors n’hésitez pas à faire appel, ponctuellement, à un expert externe pour alléger votre emploi du temps et obtenir un travail de meilleure qualité.
Même si cela vous semble difficile, vous devez faire des choix : vous ne pourrez pas tout faire, alors hiérarchisez vos activités, et déléguez le reste à votre équipe ou un prestataire externe.
Une bonne maîtrise du temps et des activités permet de gagner en productivité, et c’est la clé vers la croissance. En effet, le temps est votre seule ressource non-renouvelable, alors faîtes les efforts nécessaires pour optimiser son emploi, et ne plus subir votre quotidien.
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