3 conseils pour répondre à un appel d’offre

Remporter un appel d’offre peut faire la différence dans la vie d’une petite entreprise, surtout lorsqu’elle se lance ou développe une nouvelle offre. Voyons comment ne plus perdre de temps à rédiger ses réponses et maximiser ses chances.
L’accès aux marchés publics est un véritable facteur de développement pour les TPE et PME : en plus de renforcer votre notoriété, cela appuie votre expertise et votre légitimité. Ce sont toujours des références très solides et impactantes, qui feront la différence dans vos prochaines démarches commerciales.

Répondre à un appel d’offre peut toutefois être très long, et vous faire perdre de l’argent à court terme. Voici donc trois conseils très concrets pour augmenter vos chances de remporter des marchés publics.

Optimiser ses démarches pour gagner du temps.

Répondre à des appels d’offre peut être très chronophage, d’où l’importance de bien s’y préparer pour gagner du temps et pouvoir répondre rapidement à plusieurs appels d’offres pour multiplier ses chances.

La première chose à faire est de sélectionner les appels d’offres. Soyez réalistes, vous ne pouvez pas remporter tous les appels d’offres de votre secteur d’activité. Certaines structures ouvrent un appel d’offre par simple obligation légale, mais ont déjà repéré leurs prestataires… L’objectif pour vous : vous concentrer uniquement sur les appels d’offres où vous avez une chance de l’emporter ! 

En sélectionnant les appels d’offres, vous pourrez aussi faire ressortir les grands traits communs des appels d’offres que vous remportez. Ainsi, vous serez toujours mieux préparé au suivant, et surtout : vous pourrez anticiper les questions qui vous sont posées !

Pour gagner du temps, n’hésitez pas à préparer les documents indispensables et à les garder sous la main. Certains documents sont communs à tous les appels d’offres, comme les attestations URSSAF, les attestations d’assurances…

 Constituez un dossier numérique avec l’essentiel pour répondre à un appel d’offre. Le formalisme est essentiel : la moindre erreur formelle peut vous évincer de la course, même si votre réponse est très bonne sur le fond ! 

Vous pouvez même préparer des réponses préconstruites. Attention, il ne suffit jamais de faire un copier-coller pour tous les appels d’offres : ça ne fonctionnera pas. En revanche, préparer quelques réponses préconstruites à des questions qui reviennent toujours vous fera gagner énormément de temps.

Pour gagner du temps, n’hésitez pas à préparer les documents indispensables et à les garder sous la main. Certains documents sont communs à tous les appels d’offres, comme les attestations URSSAF, les attestations d’assurances…

 Constituez un dossier numérique avec l’essentiel pour répondre à un appel d’offre. Le formalisme est essentiel : la moindre erreur formelle peut vous évincer de la course, même si votre réponse est très bonne sur le fond ! 

Vous pouvez même préparer des réponses préconstruites. Attention, il ne suffit jamais de faire un copier-coller pour tous les appels d’offres : ça ne fonctionnera pas. En revanche, préparer quelques réponses préconstruites à des questions qui reviennent toujours vous fera gagner énormément de temps.

À titre d’exemple, vous pouvez préparer plusieurs paragraphes alternatifs pour décrire votre entreprise ; Dresser une liste complète et détailler de vos références parmi lesquelles vous pourrez piocher selon les occasions ; Détailler les compétences que vous avez en interne…

Ces astuces pour gagner du temps ne doivent pas vous faire perdre de vue l’essentiel : c’est en personnalisant votre réponse que vous mettrez le plus de chances de votre côté !

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Rédiger une réponse personnalisée
pour se démarquer.

Les décideurs seront d’autant plus sensibles à votre proposition s’ils peuvent se projeter facilement dedans. Pour cela, personnalisez au maximum votre réponse. 

Que feriez-vous en rendez-vous commercial ? Il ne vous viendrait pas à l’esprit de sortir exactement le même discours commercial à deux prospects différents ! Le travail d’un commercial est de personnaliser son approche à l’interlocuteur : c’est aussi votre mission lorsque vous répondez à un appel d’offre. 

Voici trois exemples simples pour personnaliser votre réponse efficacement :

5
Appuyez-vous très directement sur les attentes formulées par le donneur d’ordres : votre proposition commerciale doit être parfaitement adaptée aux enjeux du décideur.

N’hésitez pas à creuser davantage, à vous renseigner sur son contexte et son historique, pour rebondir sur des expériences passées et y faire référence, ou pour le rassurer sur votre maîtrise du sujet.

5
Ajustez le ton et l’univers sémantique utilisé : la manière même dont vous répondez doit traduire que vous êtes le bon prestataire pour cette mission.

Il est courant que des acteurs de nature différente (entreprises et institutions par exemple) n’utilisent pas exactement les mêmes termes pour faire référence aux mêmes notions. Adaptez-vous, et jouez le jeu de votre interlocuteur en adoptant son vocabulaire.

5
Adaptez vos références au décideur : très souvent, vous pourrez présenter des exemples de missions et chantiers déjà réalisés… Il vous faudra piocher les plus pertinentes.

Les références les plus pertinentes sont celles qui vont rassurer le donneur d’ordre, et lui permettre de se projeter plus facilement à vos côtés.

Rédiger une réponse à un appel d’offre demande du savoir-faire. Certains en ont fait leur spécialité, il peut être avantageux pour une petite entreprise de s’appuyer sur des talents externes pour ne plus perdre de temps dans la réponse aux appels d’offres.

Les décideurs seront d’autant plus sensibles à votre proposition s’ils peuvent se projeter facilement dedans. Pour cela, personnalisez au maximum votre réponse. 

Que feriez-vous en rendez-vous commercial ? Il ne vous viendrait pas à l’esprit de sortir exactement le même discours commercial à deux prospects différents ! Le travail d’un commercial est de personnaliser son approche à l’interlocuteur : c’est aussi votre mission lorsque vous répondez à un appel d’offre. 

Voici trois exemples simples pour personnaliser votre réponse efficacement :

Sous-traiter les réponses aux appels d’offres.

Les grandes entreprises ont du personnel dédié, parfois même tout un service qui se consacre à répondre aux appels d’offres. C’est évidemment plus compliqué pour une PME, mais il existe bien une solution : sous-traiter.

Vous pouvez confier à un prestataire externe la tâche de répondre aux appels d’offres. L’intérêt est évident : d’une part, vous vous consacrez à votre cœur de métier ; et d’autre part, vous vous appuyez sur l’expertise d’un professionnel spécialisé dans le traitement des appels d’offres.

Le mode de rémunération peut être négocié. Souvent, il s’agira d’un fixe et d’un variable, en fonction de si l’appel d’offre a été remporté ou non : de quoi motiver votre prestataire à briller dans ses réponses aux appels d’offres.

Remporter des appels d’offres peut être un véritable tremplin pour votre entreprise, mais encore faut-il avoir le temps de bien préparer les réponses, et de les personnaliser un maximum pour mettre toutes les chances de votre côté. La clé : s’appuyer sur des experts externes, pour multiplier les opportunités sans y consacrer trop de temps.
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Pierre Humblot

Pierre Humblot

Fondateur

Partant du constat que de nombreuses PME B2B ne profitaient pas pleinement du potentiel offert par le digital, j'ai conçu la solution intento> pour les aider à exploiter au maximum les interactions des prospects sur leurs supports numériques (site, mails, documents) et accélérer leur transformation en clients, tout au long du cycle de vente.

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