Comment organiser un webinar en B2B ?

Ces critères peuvent énormément varier d’un secteur à l’autre mais il est très important de bien définir ces différents points. En effet, ces éléments seront essentiels pour définir la thématique de votre webinar.

Enfin, l’étape cruciale : le choix du type de webinar et/ou son format. C’est-à-dire se demander ce que vous souhaitez mettre en avant pour vos prospects ? On distingue plusieurs types de webinar

• Démonstration d’un produit : idéale pour convertir les prospects en clients
• Cours en ligne pour un client : idéal pour fidéliser sa clientèle
• Conférence web sur un sujet d’actualité : démontrer son expertise et attirer de nouveaux prospects
• Sessions de questions / réponses : Démontrer votre expertise et convaincre vos prospects actuels
• etc…

Chaque type de webinar aura une finalité différente, il est donc très important de clarifier ce point dès le début.

2. Choix du sujet et planification

Maintenant que le type de format est bien défini : place au choix du sujet !
Encore une fois, le choix du sujet se fera en fonction de la maturité de votre cible et de la phase dans laquelle ils se trouvent.
Par exemple, souhaitez-vous ?

• Attirer des visiteurs ?
• Convertir vos prospects ?
• Conclure des ventes ?
• Fidéliser vos clients actuels ?

Le choix d’horaire du webinar, lui doit se faire en fonction de votre cible : il faut donc organiser le webinar lorsque votre cible est susceptible d’être disponible. La durée d’un webinar ne doit pas excéder les 1H (temps de présentation + celui dédié aux questions). Pensez donc à vous entraîner et à gérer votre temps de parole. 

3. La promotion de votre webinar

Vous pouvez également créer une landing page dédiée sur votre site web : en mettant en place un formulaire d’inscription, vous pourrez récupérer des informations supplémentaires sur les participants (entreprises ou personnes).
Bien entendu, il faudra appliquer toute une stratégie autour de la landing page (widget, CTA, publicité en ligne éventuellement etc… ) 

Enfin, informer sa base de données déjà existante est essentiel pour votre webinar. Dans ce cas de figure les supports à privilégier vont être l’emailing et/ou la newsletter (l’article de blog est également une possibilité.)

n.b. : lorsque l’on souhaite organiser un webinar, l’idéal est de l’annoncer toujours minimum 1 mois à l’avance et de faire des rappels sur les réseaux et par email. Pour les personnes déjà inscrites, il faut également faire des rappels par email 15 jours avant / 7 jours avant et la veille de l’événement.

1. Des outils gratuits :

Même si ces outils sont gratuits, simples et accessibles, ils présentent tout de même certaines contraintes

• Souvent, il existe une limite maximum de participants.
• L’impossibilité d’enregistrer le webinar sans un outil externe.
• Des fonctionnalités marketing automation absentes ( emailing, landing page… )
• D’autres fonctionnalités manquantes : rapports, tracking, synchronisation CRM…. 

Bien entendu, il existe d’autres outils tels que WebEx, Join.Me… cependant, ces outils sont trop limités en termes de participants ( 3-4 maximum) ce qui empêche leur utilisation pour un webinar.

1. Des outils plus complets :

Contrairement aux outils gratuits, les outils payant offrent de nombreuses fonctionnalités très intéressantes pour l’organisation d’un webinar :

Dans tous les cas, il est important de choisir l’outil (gratuit ou non) qui sera adapté à votre webinar… Des informations comme le nombre de participants prévues, la mise en place de modules interactifs etc… peuvent vous aider à choisir l’outil le plus adapté. 

Ensuite, peu importe l’outil sélectionné, assurez-vous de faire des tests pour jauger la plateforme, tester le partage d’écran, le son, la lumière…. Tout doit être fonctionnel le jour du webinar.

Les incontournables le jour du Webinar

Comme dit précédemment, un webinar se doit d’être dynamique ! Essayer au maximum d’interagir avec les participants en leur donnant la parole, en mettant en place des sondages, en demandant des expériences vécues etc…
C’est pourquoi l’intervenant du webinar se doit d’être dynamique et doit être en mesure de capter l’attention de l’audience et d’interagir avec elle.

Bien évidemment, n’oubliez pas de remercier l’ensemble des participants à la fin de votre webinar mais aussi de répondre aux éventuelles questions que peuvent avoir les participants.

L’après Webinar :

A la fin du webinar, pensez à remercier les participants et répondez aux différentes questions.
Envoyez également un email récapitulatif aux participants tout en demandant leurs feedbacks/avis sur le webinar : les bons points, ce qui reste à améliorer…
Cela servira à vous améliorer pour les prochaines sessions mais ces avis pourront également être exploités par la suite ( en tant qu’élément de réassurance par exemple)
N’oubliez pas que certains outils permettent l’envoi de mails automatiques après l’événement.

Si votre webinar est enregistré, vous pouvez également mettre le replay sur votre chaîne youtube ou bien l’envoyer en privé aux participants (via le mail par exemple).

Enfin, point très important, analysez votre webinar : c’est à dire le nombre de participants, le nombre de personnes qui quittent votre conférence durant les 10 premières minutes, le nombre d’interactions effectuées sur le chat etc…